KEPEKÇİ & SEPETÇİ HUKUK BÜROSU (KSLAW) ORYANTASYON ve STANDARTLAR DOKÜMANI

KEPEKÇİ & SEPETÇİ HUKUK BÜROSU (KSLAW)

ORYANTASYON ve STANDARTLAR DOKÜMANI

Sürüm No: v3.0

Yürürlük Tarihi: 01/01/2025

İÇİNDEKİLER

1.     GİRİŞ ve KURUMSAL KİMLİK

1.1. Vizyon, Misyon ve Değerler

1.2. Kurumsal Kültür

2.     ÇALIŞANLARA YÖNELİK GENEL BEKLENTİLER ve STANDARTLAR

2.1. Meslek Etiği ve Hukuki Sorumluluk

2.2. İş Süreçleri ve Prosedürler

2.3. İletişim İlkeleri

3.     TEAMWORK HUKUK YAZILIMI KULLANIM REHBERİ

3.1. Giriş ve Yetkilendirme

3.2. Dosya ve Müşteri Yönetimi

3.3. Görev & İş Takibi

3.4. Raporlama ve Performans Takibi

4.     BİLGİ GÜVENLİĞİ ve VERİ KORUMA

4.1. Gizlilik Politikası

4.2. Dijital Güvenlik

5.     İDARİ ve OPERASYONEL KURALLAR

5.1. Çalışma Saatleri ve Fazla Mesai

5.2. Toplantı Düzeni ve Ortak Alan Kullanımı

5.3. Seyahat ve Masraf Yönetimi

6.     EKİP İÇİ İŞ BİRLİĞİ ve SÜREKLİ GELİŞİM

6.1. Eğitim ve Seminerler

6.2. Mentorluk ve Geri Bildirim

6.3. Performans Değerlendirme

7.     YAZIŞMA ve BELGE DÜZENİ STANDARTLARI

7.1. Antetli Kâğıt Kullanımı

7.2. Yazı Tipi (Font) ve Puntolar

7.3. Paragraf Yönetimi ve Numaralandırma

8.     DAVA ve DİLEKÇE SÜREÇLERİ

8.1. Dava Açılışı

8.2. Dilekçe Yazımı

8.3. Sözleşme İnceleme

8.4. Davaya Cevap Verme

8.5. Bilirkişi Raporlarına İtiraz

8.6. E-posta Yanıtlama

9.     ATIF KURALLARI

9.1. Mevzuata Atıf

9.2. Yargı Kararlarına Atıf

9.3. Dipnot ve Kaynakça Düzeni

9.4. Uluslararası Mevzuat ve Kaynaklar

9.5. Biçimsel Standartlar

10.  TÜRKÇE İMLA KURALLARI

10.1. Temel İmla ve Noktalama

10.2. Sık Karşılaşılan İmla Hataları

10.3. İmla Kontrolünde Öneriler

11.  MÜVEKKİL BİLGİ MODÜLÜ

11.1. Yeni Müvekkil Kaydı ve Onboarding Süreci

11.2. Bilgi Güncelleme ve Takip

11.3. Gizlilik ve Güvenlik

11.4. Özel Bilgiler ve Hassas Veriler

11.5. Müvekkil Memnuniyet Anketleri

12.  VEKALETNAME ve SÖZLEŞME SAKLAMA STANDARTLARI

12.1. Fiziki ve Dijital Saklama

12.2. Saklama Süreleri ve İmha Prosedürleri

12.3. Arşiv Düzeni

13.  HESAP YÖNETİMİ ve MASRAF TAKİBİ

13.1. Avans Ödemeleri ve Masraflar

13.2. Masraf Yönetimi Politikası

13.3. Muhasebe Entegrasyonu

14.  MÜVEKKİL İLİŞKİLERİ EKİP ÇALIŞMASI

14.1. İletişim ve Dosya Paylaşım Usulleri

14.2. Koordinasyon Adımları

15.  KAPANIŞ ve ARŞİV SÜRECİ

15.1. Dosya Kapanışı

15.2. Saklama Süresi ve Yasal Yükümlülükler

15.3. Arşiv Modülüne Taşıma

15.4. Senkronizasyon ve Güvenlik

16.  SONUÇ ve ONAY SÜRECİ

1. GİRİŞ ve KURUMSAL KİMLİK

1.1. Vizyon, Misyon ve Değerler

·       VizyonKSLAW olarak, müvekkillerimize güvenilir, sonuç odaklı, yenilikçi ve sürdürülebilir hukuki çözümler sunarak sektörümüzde öncü bir hukuk bürosu olmak.

·       MisyonKanunlara bağlı, etik kurallar çerçevesinde; müvekkil ihtiyaçlarını en etkin ve hızlı şekilde karşılamak, ekip çalışması ve sürekli gelişimi destekleyerek mesleki standartları yükseltmek.

·       Değerler

• Dürüstlük ve Güvenilirlik

• Etik ve Hukuka Uygunluk

• Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik

• Gizlilik ve Profesyonellik

• Sürekli Gelişim

  
  

1.2. Kurumsal Kültür

• Ekip çalışmasını teşvik ederiz ve her türlü farklı fikri dinleriz.

• Hızlı, çözüm odaklı ve proaktif iletişim kanalları kullanırız.

• Sürekli eğitim ve teknoloji kullanımını önemser, bunları iş süreçlerinin bir parçası olarak benimseriz.

  
  

2. ÇALIŞANLARA YÖNELİK GENEL BEKLENTİLER ve STANDARTLAR

2.1. Meslek Etiği ve Hukuki Sorumluluk

1.     Baro Kuralları ve Meslek İlkeleri

1. Tüm avukat ve stajyerler, meslek kurallarına tam uyum sağlamalıdır.

   
   

2.     Şeffaflık ve Bilgilendirme Yükümlülüğü

2. Müvekkil ve meslektaşlarla iletişimde, doğru bilgilendirme esastır.

   
   

3.     Gizlilik

1. Dosya ve müvekkil bilgileri, ilgili taraflar dışında kesinlikle paylaşılmamalıdır.

2. Elektronik ortamlarda da güvenlik önlemlerine titizlikle uyulmalıdır.

   
   

2.2. İş Süreçleri ve Prosedürler

1.     Dosya Yönetimi

1. Her dosya, Teamwork Hukuk Yazılımı’nda açılmalı, aşamalar düzenli olarak güncellenmeli, fiziki dosyalar da arşiv standartlarına göre saklanmalıdır.

   
   

2.     Görev Dağılımı ve İş Takibi

2. Üstlenilen veya atanan işlerin teslim tarihleri ve görev tanımları yazılımda net şekilde tanımlanmalı, düzenli takip edilmelidir.

   
   

3.     Toplantı Yönetimi

3. İç veya dış toplantılarda; toplantı notları, aksiyon maddeleri ve görev dağılımları Teamwork’e işlenmelidir.

   
   

2.3. İletişim İlkeleri

1.     E-posta ve Telefon Görüşmeleri

1. Resmi dille ve saygı çerçevesinde, gizlilik prensiplerine uyarak gerçekleştirilmelidir.

   
   

2.     Dahili İletişim

2. Bürodaki tüm departmanlar ve çalışanlar arasında düzenli ve açık iletişim, Teamwork yazılımı üzerinden sağlanabilir.

   
   

3.     Müvekkil İletişimi

3. Hukuki süreçlerle ilgili müvekkile düzenli bilgi verilmeli; süreçler, termin süreleri ve olası riskler açıkça paylaşılmalıdır.

   
   

3. TEAMWORK HUKUK YAZILIMI KULLANIM REHBERİ

3.1. Giriş ve Yetkilendirme

1.     Kullanıcı Hesapları

1. Her çalışana, büro içerisindeki görev tanımına göre kullanıcı hesabı açılır ve yetkileri tanımlanır.

   
   

2.     Şifre Güvenliği

2. Şifreler bireysel sorumluluktur, kimseyle paylaşılmamalıdır ve düzenli aralıklarla güncellenmelidir.

   
   

3.2. Dosya ve Müşteri Yönetimi

1.     Müşteri Bilgileri

1. Yeni müvekkil kaydı oluştururken, isim, iletişim bilgileri ve dosya türü gibi temel bilgiler eksiksiz girilmelidir.

   
   

2.     Dosya Açma ve Aşamalar

2. Her açılan dava veya danışmanlık dosyası için ilgili bölümde aşamalar (dava dilekçesi, cevap dilekçesi, duruşma, bilirkişi raporu vb.) eklenmelidir.

   
   

3.     Belge Yükleme

3. Evrak, dilekçe, karar gibi belgeler dijital ortamda ilgili dosyaya yüklenmeli ve fiziki örneklerinin de aynı referansla saklandığından emin olunmalıdır.

   
   

3.3. Görev & İş Takibi

1.     Görev Oluşturma

1. Her iş, görev olarak sisteme eklenir; işin açıklaması, sorumlusu ve teslim tarihi girilir.

   
   

2.     Görev Güncellemeleri

2. Görev tamamlandığında veya ek süre, ek bilgi gerekiyorsa sistem üzerinde not olarak paylaşılmalıdır.

   
   

3.     Bildirimler ve Hatırlatmalar

3. Teamwork, yaklaşan teslim tarihleri için otomatik uyarılar gönderir. Planlama bu uyarılara göre yapılmalıdır.

   
   

3.4. Raporlama ve Performans Takibi

1.     Dosya Raporları

1. Müvekkil bazında veya dosya bazında haftalık, aylık raporlar alınabilir.

   
   

2.     Performans İzleme

2. Ekip üyelerinin tamamladığı işler, bekleyen görev sayısı ve ortalama işlem süreleri izlenerek verimlilik ölçülebilir.

   
   

4. BİLGİ GÜVENLİĞİ ve VERİ KORUMA

4.1. Gizlilik Politikası

1.    Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) Uyumluluğu

1. Müvekkil ve tarafların kişisel verilerinin işlenmesi ve saklanmasında yasal yükümlülüklere titizlikle uyulmalıdır.

   
   

2.     Erişim Kontrolleri

2. Dosya erişimleri, çalışanların görev tanımlarına göre sınırlanmalı, gereksiz erişimler engellenmelidir.

   
   

4.2. Dijital Güvenlik

1.     Antivirüs ve Güncellemeler

1. Tüm bilgisayarlarda güncel antivirüs yazılımı bulunmalı, işletim sistemi ve yazılım güncellemeleri düzenli yapılmalıdır.

   
   

2.     E-posta Güvenliği

2. Şüpheli e-postalar açılmamalı, eklentiler taranarak indirilmelidir.

   
   

3.     Yedekleme ve Arşivleme

3. Online veriler düzenli yedeklenmeli ve güvenli sunucularda saklanmalıdır.

   
   

5. İDARİ ve OPERASYONEL KURALLAR

5.1. Çalışma Saatleri ve Fazla Mesai

• Normal çalışma saatlerine uyum beklenir.

• Acil veya kritik iş durumlarında ekip çalışması ve fazla mesai gerekebilir.

• Fazla mesai talepleri ve onay süreçleri, büro yönetimi tarafından belirlenmiş prosedürlere göre yürütülmelidir.

  
  

5.2. Toplantı Düzeni ve Ortak Alan Kullanımı

• Toplantı odaları önceden bilgi verilerek kullanılır.

• Ortak alanlar temiz ve düzenli tutulmalıdır.

  
  

5.3. Seyahat ve Masraf Yönetimi

• Duruşma veya müvekkil görüşmesi için seyahatlerin planlaması, ilgili yönetici veya ortaklarla koordine edilmelidir.

• Tüm masraflar, ilgili formlar ve faturalarla beraber teamwork’e işlenmeli ve muhasebe birimine sunulmalıdır.

  
  

6. EKİP İÇİ İŞBİRLİĞİ ve SÜREKLİ GELİŞİM

6.1. Eğitim ve Seminerler

• KSLAW, düzenli aralıklarla iç eğitim veya uzman konukların katıldığı seminerler düzenlemeyi amaçlar. Tüm çalışanların katılımı teşvik edilir.

• Yeni yasalar, içtihatlar ve dijital yenilikler hakkında periyodik bilgilendirme mailleri oluşturulur.

  
  

6.2. Mentorluk ve Geri Bildirim

• Stajyer avukatlar ve yeni katılan meslektaşlar için bir mentor (kıdemli avukat) görevlendirilir.

• Düzenli geri bildirim seanslarıyla, hem yöneticiler hem de meslektaşlar arasında iletişim güçlendirilir.

  
  

6.3. Performans Değerlendirme

• Yıllık veya periyodik olarak, çalışan performansı iş hedefleri ve görev tamamlama süreçleri üzerinden değerlendirilir.

• Gelişim alanları belirlenerek, eğitim, rehberlik veya iş süreci iyileştirmesi önerilerinde bulunulur.

  
  

7. YAZIŞMA ve BELGE DÜZENİ STANDARTLARI

7.1. Antetli Kâğıt Kullanımı

1.     Zorunluluk

1. Tüm dilekçeler, sözleşme inceleme raporları ve resmi yazışmalar, büromuza ait antetli kâğıtla hazırlanmalıdır.

   
   

2.     Kâğıt Düzeni

2. Üst satır boşluğu (üst kenar marjı): 5 cm

3. Alt, sağ ve sol kenar marjları: En az 2,5 cm

   
   

7.2. Yazı Tipi (Font) ve Puntolar

1.     Font Tercihi

1. “Book Antiqua” fontu kullanılacaktır.

   
   

2.     Yazı Büyüklüğü

2. Ana metin: 12 punto

3. Başlıklar: 14–16 punto

   
   

7.3. Paragraf Yönetimi ve Numaralandırma

1.     Numaralandırma Sistemi

1. Örnek biçimler:

   • A) / 1) / 1.1) / 1.2)

   • 8.1.1 / 8.1.2

Dilekçeler ve diğer resmi belgelerde; “A) / 1) / 1.1) / 1.2)” biçiminde çok katmanlı bir numaralandırma kullanılacaktır.

o   Örnek:

A) Üst Başlık

1.     Alt Başlık

1.1) Paragraf

1.2) Paragraf

2.     Satır Aralığı ve Hizalama

2. 1,15 satır aralığı kullanılır.

3. Metin iki yana yaslı (justify) olarak hizalanmalıdır.

   
   

8. DAVA ve DİLEKÇE SÜREÇLERİ

8.1. Dava Açılışı

1.     Teamwork Üzerinde Dosya Oluşturma

1. Dosya numarası: Teamwork tarafından şu kodlama ile atanır. “Müvekkil Numarası / Müvekkile ait Dosyalar Arasındaki Sıralamayı Gösterir Dosya Numarası  / Bağlantılı Dosyalar” (örn. “35.007.02”).

   
   

2.     Fiziki Dosya Açılışı

2. Vekaletname, dava dilekçesi, makbuzlar vb. belgeler; klasör kapağında Teamwork dosya numarası yer alacak şekilde saklanmalıdır.

   
   

3.     Yetkili Mahkeme ve Harç İşlemleri

3. Yasal mevzuata uygun harç ve pul masrafları hesaplanmalı, baro kuralları çerçevesinde işlem yapılmalıdır.

   
   

8.2. Dilekçe Yazımı

1.     Dilekçe Hazırlık Süreci

1. İlgili mevzuat, emsal kararlar ve doktrin araştırması yapılır; bilgiler Teamwork’te not edilir.

   
   

2.     Tasarının Oluşturulması

2. Antetli kâğıt şablonu açılır, başlık / giriş / olay özeti / hukuki sebepler / deliller / sonuç-talep kısımları eklenir.

   
   

3.     Biçim Kuralları

3. Üst boşluk 5 cm, Book Antiqua font, çok katmanlı numaralandırma (A/1/1.1 vb.).

   
   

4.     Onay ve İmzalama

4. Sorumlu avukata onaylatılır, ıslak imzalı çıktı + Teamwork’e dijital kopya yüklenir.

5. Dosya, UYAP üzerinden ilgili makama udf formatında – antet eklenerek- sunulur.

   
   

8.3. Sözleşme İnceleme

1.     İnceleme Talebi Almak

1. Talep, Teamwork’te “Sözleşme İnceleme” görevi olarak açılır.

   
   

2.     Hukuki İnceleme Süreci

2. Mevzuat ve içtihat çerçevesinde metin analiz edilir, risk ve öneriler not edilir.

   
   

3.     Raporlama

3. Antetli kâğıda yazılan sonuç raporu, müvekkile veya ilgili birime iletilir ve Teamwork’e eklenir.

   
   

8.4. Davaya Cevap Verme

1.     Süre Takibi

1. Cevap süresi Teamwork’te “Acil” olarak işaretlenir; gecikme olmaması için düzenli kontrol edilir.

   
   

2.     Cevap Dilekçesi Hazırlığı

2. Antetli kâğıt, Book Antiqua font, numaralandırma sistemi (örn. 8.4.2.1) kullanılır.

   
   

3.     Mahkemeye Sunma

3. Onaylı dilekçe UYAP üzerinden udf formatı ile antetli olarak dijital ortamda sunulur, Teamwork’e yüklenir.

   
   

8.5. Bilirkişi Raporlarına İtiraz

1.     Rapor İncelemesi

1. Rapor Teamwork’e yüklendikten sonra avukatlarca incelenir, itiraz noktaları belirlenir.

   
   

2.     İtiraz Dilekçesi Yazımı

2. Antetli kâğıt, detaylı hukuki gerekçeler, numaralandırma ve uygun format.

   
   

3.     Sunum ve Takip

3. İtiraz süresi içinde gerekli işlemler yapılır, Teamwork hatırlatmaları aktif tutulur.

   
   

8.6. E-posta Yanıtlama

1.     Resmi ve Kurumsal Üslup

1. E-posta imzası (isim-soyisim, unvan, iletişim), resmi ve saygılı bir dil.

   
   

2.     Yanıtlama Süresi

2. Mümkünse aynı iş günü, değilse en geç 24 saat içinde yanıt.

   
   

3.     Gizlilik ve Ekler

3. Eklerin gizlilik derecesi ve doğruluğu kontrol edilir.

   
   

9. ATIF KURALLARI

9.1. Mevzuata Atıf

• “6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) m. 123” vb.

• Madde, fıkra, bent ve alt bent sıralaması (TTK m. 394 f. 2 b. a).

  
  

9.2. Yargı Kararlarına Atıf

• Yüksek Mahkeme: “Yargıtay 11. HD, 08.09.2021, E. 2021/xxxx, K. 2021/yyyy.”

• Yerel Mahkeme: “İstanbul 12. Asliye Ticaret Mahkemesi, 20.10.2022, E. 2022/123, K. 2022/456.”

  
  

9.3. Dipnot ve Kaynakça Düzeni

• Metin içinde veya dipnotta atıf.

• Akademik kaynaklar: “Karayalçın, Yaşar, Türk Medeni Hukuku Temel Kavramlar (2021), s. 47.”

  
  

9.4. Uluslararası Mevzuat ve Kaynaklar

• Örn. “CISG m. 35”, “AİHM, 10.03.2015, X/Türkiye, Başvuru No: 12345/10.”

  
  

9.5. Biçimsel Standartlar

• Font: Book Antiqua 12 punto, dipnotlar 10 punto.

• Kısaltmalar (m., f., b.) bitişik ve noktalı yazılmalı.

• Mahkeme Bilgisi, Soyad ve Eser Adı kalın şekilde yazılmalı.

  
  

10. TÜRKÇE İMLA KURALLARI

10.1. Temel İmla ve Noktalama

10.1.2. “-de/-da” Bağlacı ve Eki

Bağlaç Olarak “de/da”

• Cümleden çıkarıldığında anlam değişmiyorsa ayrı yazılmalıdır.

  • Örnek: “Ben de geleceğim.” / “Ben geleceğim.” (Anlam bozulmadı)

  • Örnek: “Duruşmaya katıldım da ifade vermedim.”

Hal Eki Olarak “-de/-da”

• Ayrı yazıldığında anlam bozuluyorsa bitişik yazılmalıdır.

  • Örnek: “Evde kimse yoktu.” (Burada “-de” evin içinde bulunduğu yeri ifade eden ektir, bu nedenle bitişik yazılır.)

10.1.3. “-ki” Bağlacı ve Eki

Bağlaç Olarak “ki”

• Cümleden çıkarıldığında anlam önemli ölçüde değişir veya bozulur, ancak genellikle “ki” bağlacı ayrı yazılır.

  • Örnek: “Anladım ki artık geç olmuş.”

  • Örnek: “Söyledim ki herkes haberdar olsun.”

İyelik/İşaret Eki Olarak “-ki”

• Bir varlığa aitlik bildirdiğinde veya işaret görevi gördüğünde bitişik yazılır.

  • Örnek: “Dünkü toplantı verimli geçti.” (Burada “-ki” düne ait olduğunu ifade eden ektir.)

“-mı/-mi/-mu/-mü” Soru Eki

• Soru eki, her zaman ayrı yazılmalıdır:

  • Örnek: “Geldin mi?”, “Anladınız mı?”, “Toplantı bitti mi?”

10.1.4. Birleşik / Ayrı Yazılması Gereken Sözcükler

• Türkçe’de sıklıkla karıştırılan bazı sözcük ve ifade örnekleri:

  • herkes (doğru) – “her kes” (yanlış)

  • bir şey (doğru) – “birşey” (yanlış)

  • yalnız (tek başına, doğru) – yanlış (hatalı yazım “yalnış” değil “yanlış” olmalıdır, bu bambaşka kelimedir.)

  • herhangi bir (doğru) – “herhangibir” (yanlış)

  • hiçbir şey (doğru) – “hiçbirşey / hiçbirsey” (yanlış)

10.1.5. Noktalama İşaretleri

10.1.5.1. Virgül (,)

• Cümlede anlam karışıklığını önlemek ve sıralı öğeleri ayırmak için kullanılır.

  • Örnek: “Dosyayı inceledim, delilleri listeledim, ekleri kontrol ettim.”

10.1.5.2. Nokta (.)

• Cümlenin sonunda kullanılır. Kısaltmalardan sonra da nokta kullanılır (örn. “ttk.”, “vb.”), ancak sonrasında ek alacaksa kısaltma noktayla değil, kesme işaretiyle ayrılır (örn. “T.C.’nin”, “TTK.’nın”).

10.1.5.3. İki Nokta (:)

• Açıklanacak bir durum, söz veya liste öncesi kullanılır:

  • Örnek: “Aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: Dilekçe formatı, atıf kuralları, noktalama.”

10.1.5.4. Kesme İşareti (’)

• Özel isimlere gelen ekleri ayırmak için kullanılır:

  • Örnek: “Ankara’ya, TTK.’nın, K. Sepetçi’nin.”

10.1.6) Büyük Harf Kullanımı

• Cümle başları daima büyük harfle başlar.

• Kanun, tüzük, yönetmelik, kurum ve kuruluş isimleri özel isim kabul edilir, ilk harfleri büyük yazılır:

  • Örnek: “Türk Ticaret Kanunu” (TTK), “Kepekçi & Sepetçi Hukuk Bürosu” (KSLAW).

• Kelimenin içinde özel isim varsa o kısım büyük harfle başlar:

  • Örnek: “Kovid-19 pandemisi,” “Milletlerarası Özel Hukuk.”

10.2. Sık Karşılaşılan İmla Hataları ve Örnekler

“Yanlış/Yalnız” Karışıklığı

• Yalnız (tek başına, sadece anlamında)

• Yanlış (doğru olmayan)

“Bir şey” / “Şey” Yazımı

• Bir şey (her zaman ayrı)

• Her şey (her zaman ayrı)

“Herkes” / “Her kes” Karışıklığı

• Herkes (genel ifade; tüm insanlar)

• Her kes, aslında farklı bir anlama gelebilecek iki sözcüktür ve nadiren kullanılır (her bir kesim anlamında).

“Günlük konuşma dili” yazı diline taşımak

• Hukuki metinlerde “gonna”, “bi”, “nolur” gibi argo veya günlük konuşma ifadeleri kullanılmamalıdır. Türkçe’nin resmi ve akıcı üslubu korunmalıdır.

“Varsa/Var ise” Kullanımı

• “Varsa” bitişik ve doğru kullanımdır; “var ise” ayrı yazıldığında cümlenin akışı da değişebilir, metin gereksiz uzayabilir. Resmi dilekçelerde yalın formu tercih edilir.

10.3. İmla Kontrolünde Öneriler

10.3.1.  Yazım Programları

• Dilekçe veya rapor hazırlarken, kelime işlemci (Word vb.) yazılımların Türkçe dil paketi aktif olarak kullanılmalı, otomatik imla denetimi açık tutulmalıdır.

10.3.2.  İki Aşamalı Kontrol

• İlk taslak tamamlandıktan sonra;

  • a) İmla ve noktalama açısından gözden geçirilmeli,

  • b) Metnin genel bütünlüğü ve hukuki tutarlılığı kontrol edilmelidir.

10.3.3.  Birbirini Okuma Yöntemi

• Mümkünse, bir meslektaşın metni sesli okuması veya gözden geçirmesi istenerek hatalar daha hızlı yakalanabilir.

10.4.       Son Değerlendirme

• KSLAW bünyesinde hazırlanan tüm metinlerde (dilekçe, sözleşme inceleme raporu, danışmanlık görüşü, e-posta vb.) Türkçe imla ve noktalama kurallarına azami özen gösterilmelidir.

• Hatalı imla ve noktalama hem kurumsal saygınlığı olumsuz etkiler hem de hukuki metnin yanlış anlaşılmasına neden olabilir.

• Bu dokümandaki örnekler ve kurallar, sık karşılaşılan sorunları kapsasa da yeterli gelmediği durumlarda resmi imla kılavuzları ve TDK (Türk Dil Kurumu) kaynaklarına başvurulmalıdır.

Bu metin, Kepekçi & Sepetçi Hukuk Bürosu Oryantasyon ve Standartları Dokümanının bir parçası olarak imla ve noktalama kurallarına dair rehber niteliği taşır. Her yeni sürümde gözden geçirilerek geliştirilecektir. Tüm çalışanlarımızın, Türkçe’yi doğru, tutarlı ve özenli kullanma sorumluluğunu yerine getirmesi beklenmektedir.

11. MÜVEKKİL BİLGİ MODÜLÜ

11.1) Yeni Müvekkil Kaydı ve Onboarding Süreci

• Kişisel ve Kurumsal Bilgiler: Tüzel kişi ise unvan, ticaret sicil numarası, vergi numarası; gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası ve iletişim bilgileri gibi bilgiler tam ve doğru şekilde sisteme girilmeli.

• İletişim Kanalları: E-posta, telefon, posta adresi gibi iletişim yolları detaylı biçimde kayıt altına alınmalı.

• Ön İzin ve Sözleşmeler: Yeni müvekkil kaydı sırasında vekaletname ve gerekli hukuki sözleşmeler (örn. hizmet sözleşmesi, retainer agreement) dijital/fiziki ortamda arşivlenmeli.

11.2) Bilgi Güncelleme ve Takip

• Periyodik Güncellemeler: Kurumlarda yönetim kurulu, adres, iletişim ya da yetkili değişikliği sık yaşanabilir. Bu tür güncellemeler, hem Teamwork Hukuk Yazılımı’nda hem de fiziksel dosyada vakit kaybetmeden işlenmeli.

• Bildirim Mekanizmaları: Müvekkil iletişim bilgilerinde değişiklik olması hâlinde, ilgili avukat veya idari personel Teamwork’te “Bilgi Güncelleme” görevi oluşturarak tüm ekibi bilgilendirmeli.

11.3) Gizlilik ve Güvenlik

• KVKK ve Diğer Mevzuatlar: Kişisel verilerin korunması çerçevesinde, müvekkil bilgileri sadece yetkili kişiler tarafından görüntülenebilmeli.

• Erişim Seviyeleri: Teamwork üzerinde “Müvekkil Bilgisi” sekmesine erişim, dosyadan sorumlu avukat(lar) ve yönetici(ler) ile sınırlandırılmalı.

• Fiziki Koruma: Kağıt ortamındaki formlar, sözleşmeler veya vekaletnameler kilitli dolaplarda saklanmalı ve sadece ilgili personele erişim hakkı tanınmalı.

11.4) Özel Bilgiler ve Hassas Veriler

• Finansal Bilgiler: Müvekkile ait banka hesap detayları, mali tablolar, vergi beyanları vb. hassas veriler ek bir koruma katmanıyla saklanmalı.

• Medikal veya Kişisel Hassas Veriler: Özellikle sağlık hukuku veya aile hukuku dosyalarında yer alan veriler (örneğin, medikal raporlar) özel kategoride değerlendirilmeli ve erişim sıkı şekilde denetlenmeli.

12. VEKALETNAME ve SÖZLEŞME SAKLAMA STANDARTLARI

12.1. Fiziki ve Dijital Saklama

• Zorunlu Belgeler: Vekaletname, danışmanlık sözleşmesi vb. kritik evraklar hem fiziki hem dijital saklanır.

• Güvenli Depolama: Dijital kopyalar yedekli sunucularda, fiziki belgeler kilitli dolaplarda tutulur.

12.2. Saklama Süreleri ve İmha Prosedürleri

• Yasal Mevzuat: Avukatlık kanunu, vergi kanunu ve KVKK yükümlülükleri dikkate alınmalıdır.

• İmha Süreci: Süresi dolmuş belgeler, gizlilik kuralları çerçevesinde imha edilir.

12.3. Arşiv Düzeni

• Fiziki Arşiv: Teamwork uyumlu raf sistematiği

• Dijital Arşiv: Teamwork dosya-isim eşleştirmesi

13. HESAP YÖNETİMİ ve MASRAF TAKİBİ

13.1. Avans Ödemeleri ve Masraflar

• Avans, duruşma harçları, posta/tebligat giderleri vb. masraflar Teamwork’te ilgili dosya veya genel evrakta bulunan cari hesap bölümünde takip edilir.

13.2. Masraf Yönetimi Politikası

• Harç ve Duruşma Giderleri: Belgelendirilmeli ve ilgili dosyayla ilişkilendirilmeli, teamworke işlenmeli, evrak asılları muhasebe ile paylaşılmalı ve müvekkile gönderilmelidir.

• Faturalandırma ve İade: Fazla veya hatalı tahsilat halinde iade prosedürü uygulanır.

13.3. Muhasebe Entegrasyonu

• Muhasebe birimi Teamwork kayıtlarını düzenli kontrol eder; raporlar ve mutabakat periyodik yapılır.

• Varsa online bankacılık / POS entegrasyonu ile otomatik kayıt sağlanır.

14. MÜVEKKİL İLİŞKİLERİ EKİP ÇALIŞMASI

14.1. İletişim ve Dosya Paylaşım Usulleri

• Farklı departmanlar (icra, iş hukuku, danışmanlık vb.) aynı müvekkil için çalışırken, yetki ve görev dağılımları netleştirilmelidir.

• Teamwork üzerinden paylaşılan belgelerde versiyon takibi yapılmalıdır.

14.2. Koordinasyon Adımları

• Haftalık veya aylık koordinasyon toplantılarıyla müvekkil adına yürütülen tüm süreçler gözden geçirilir.

• Her işlem için bir “sorumlu avukat” atanarak bilgi akışı sağlanır.

15. KAPANIŞ ve ARŞİV SÜRECİ

15.1. Dosya Kapanışı

• Dava veya danışmanlık süreci tamamlanınca, karar/hüküm/danışmanlık raporu Teamwork’e işlenir ve dosya “infaz - mahzen” statüsüne alınır.

15.2. Saklama Süresi ve Yasal Yükümlülükler

• Belgeler, ilgili mevzuatın öngördüğü süre muhafaza edilir.

• İtiraz, temyiz veya revize ihtimali varsa ek saklama süresi değerlendirilir.

15.3. Arşiv Modülüne Taşıma

• Fiziki klasörler, kapatma kontrol listesiyle arşiv odasına veya depoya kaldırılır.

• Dijital dosyalar ise “arşiv” klasörüne taşınarak erişim izinleri güncellenir.

15.4. Senkronizasyon ve Güvenlik

• Fiziksel ve dijital arşiv kayıtlarının birbiriyle eşleştiğinden emin olunmalıdır.

• Arşiv alanlarının güvenliği düzenli denetlenmelidir.

16. SONUÇ ve ONAY SÜRECİ

Bu doküman, Kepekçi & Sepetçi Hukuk Bürosu (KSLAW)’nun verimli, güvenilir ve profesyonel bir çalışma düzeni oluşturmasını amaçlamaktadır. Yeni başlayan her çalışandan metindeki kural ve prosedürleri okuduğuna ve uyacağına dair onay vermesi beklenir. Sürekli iyileştirme prensibiyle, iç prosedür ve teknolojilerdeki yeniliklere göre güncelleme yapılacak; revize sürümler tüm çalışanlarla paylaşılacak ve önceki versiyonlar arşivlenecektir.

Oryantasyon Onay FormuBu dokümanda belirtilen politika, prosedür ve standartları okudum, anladım ve uyacağıma dair beyan ederim. Gerekli hallerde büro yönetimi veya ilgili sorumlularla iletişime geçerek ek bilgi ve yardım alacağımı kabul ederim.

Kepekçi & Sepetçi Hukuk Bürosu (KSLAW)

Yürürlük Tarihi: 01.01.2025

Sürüm No: v3.0